Politique de confidentialité

1. PRÉAMBULE

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels¹ (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels² (ci-après la « Loi sur l’accès ») et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé⁸ (ci-après la « Loi sur le privé »).

Le Séminaire de Sherbrooke (ci-après le « Séminaire ») est désormais tenu d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.

Ce document vous présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par le Séminaire, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels.

Celle-ci doit être lue de pair avec la Politique en lien avec les règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Séminaire.

Le Séminaire reconnaît l'importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle, l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.

En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Séminaire à l'égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique en lien avec les règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Séminaire et à la présente Politique de confidentialité.

2. SECTION RELATIVE À LA PROTECTION ACCORDÉE PAR LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

2.1 Concepteur et éditeur

Ce site a été créé et édité par le Séminaire de Sherbrooke :
- 195, rue Marquette, Sherbrooke (QC) J1H 1L6
- 819-563-2050

Ce site est hébergé par :
Hébergement Web Canada (WHC)
7250 Rue Clark #301, Montréal, Québec H2R 2Y3 Canada
1 514 504-2113

2.2 Protection des données à caractère personnel

Le Séminaire s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant et en utilisant le site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du site, vous pouvez être sollicitée ou sollicité pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que votre nom, votre adresse courriel ou votre adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.

Vous êtes libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne vous seront pas accessibles.

Conformément à la Loi informatique et libertés ³ du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.

2.3 Informations sur la collecte des renseignements personnels‌

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Séminaire conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre 1 et 12 mois.

3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 Renseignements personnels pouvant être collectés

Le Séminaire recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

• Nom, Prénom
• Adresse postale
• Code postal
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Numéro de carte de crédit
• Âge / date de naissance
• Scolarité / Formation
• Profession

3.2 Moyens de collecte

Les renseignements personnels conservés par le Séminaire sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l'entremise d'un formulaire ou en nous transmettant un courriel.

4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Séminaire utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès ou la Loi sur le privé l’exige.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

5.1 Communication sans le consentement de la personne concernée

Le Séminaire peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Séminaire ou d’autres personnes.

Le Séminaire peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Séminaire qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Le Séminaire peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Séminaire les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.

Le Séminaire peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès et par la Loi sur le privé dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur⁴.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.

5.2 Communication avec le consentement de la personne concernée

Le Séminaire peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

6. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)

Le Séminaire utilise des témoins sur son site Internet pour faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour mesurer l'audience du portail et comprendre l'utilisation qu'en font ses utilisateurs.

À l’aide de fichiers témoins (cookies), le Séminaire collecte des renseignements sur votre navigation. Il les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Les renseignements sont conservés au Québec. Ces renseignements sont, notamment :

• L’adresse IP anonymisée de votre ordinateur (votre adresse IP est modifiée, ce qui empêche quiconque de vous y relier);

• Le système d’exploitation de votre appareil;

• Les pages consultées (la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites).

Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l'accès à certaines fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.

En utilisant le site Internet du Séminaire, vous acceptez que celui-ci dépose des témoins sur votre appareil.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Séminaire a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.

Le Séminaire a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Les personnes qui travaillent pour le Séminaire ou en son nom doivent, notamment :

• Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;

• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Séminaire; et

• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Séminaire a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

8. DEMANDE D’ACCÈS, OU DE RECTIFICATION, À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le

Séminaire. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : directiongenerale@seminaire-sherbrooke.qc.ca.

9. SITES EXTERNES

Le site Internet du Séminaire contient des liens vers des sites externes. Le Séminaire n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.

10. DIFFUSION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Séminaire.

11. RESPONSABILITÉ DE L’APPLICATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.

Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : directiongenerale@seminaire-sherbrooke.qc.ca.

12. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente Politique entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil d’administration, soit le 17 octobre 2023 (résolution 431-5231), et le demeure jusqu’à son abrogation.

¹ Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25

² Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1

³ Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)

⁴ Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25, art. 67.2.1 à 67.2.3

⁸ Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1